Reglas para Hacer una Presentación en Power Point

a. Apoyarse en fundamentos sólidos, robustos.
La herramienta de apoyo Power Point no es más que eso, un apoyo. Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas recuerda que lo principal eres tú y el mensaje. Los asistentes a una presentación desean escucharte, no contemplar un espectáculo de diapositivas en una pantalla por muy bien realizadas que estas estén. Construye con argumentos sólidos con los que poder convencer al auditorio, expón ideas contundentes que logren persuadir y conseguirás así realizar entonces una presentación con éxito. Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea.
b. Sencillez.
Las presentaciones más eficaces son aquellas con gráficos sencillos y fáciles de comprender con no más de 5 líneas de texto por diapositiva. No satures de información una diapositiva ni incorpores accesorios que no sean imprescindibles. Recuerda que lo más importante, lo imprescindible, es tu discurso, no lo que aparece en la pantalla.
Los tipos de letra como Arial son más legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno en cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia. Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Qué te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir las siguiente reglas.
c. Incluir solamente las cifras y datos que sean absolutamente imprescindibles.
Resulta difícil transmitir un mensaje de un modo conciso si bombardeamos al espectador con un sinfín de cifras y datos. No abrumes a los asistentes con estadísticas. Siempre puedes distribuir notas o incluso un pequeño informe al final de la presentación para que lo estudien.
d. Evitar la lectura literal de diapositivas.
Uno de los hábitos negativos más comunes es limitarse a realizar una lectura al pie de la letra del contenido de la diapositiva. Esto produce unos efectos muy negativos y hace que la presentación acabe aburriendo a los asistentes. Uno de los hábitos más generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse a leer la presentación visual a la audiencia. No sólo es redundante (si no es para controlar el mando a distancia, es difícil justificar así la presencia del orador), sino que, además, la presentación más atractiva se hace aburrida. El usar tus transparencias como “teleprompter”. Es la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que están perdiendo.
Una presentación de PowerPoint resulta más eficaz con comentarios verbales que amplían e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo. "Incluso con PowerPoint es necesario el contacto visual con la audiencia". Lo más importante de una presentación eres tú y el mensaje, no el contenido de la diapositiva. Interpreta lo que aparece reflejado en la pantalla, no lo leas. Mantén así un mayor contacto con la audiencia.
e. Emplea solamente observaciones oportunas.
No realices comentarios que ya aparezcan reflejados en las diapositivas. Deja un tiempo para que los presentes que lean el texto y a continuación expón alguna observación que pueda ampliar su contenido.
f. No fatigues a los asistentes.
Emplea ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de información a los asistentes. De esta forma se conseguirá además lograr una mayor atención del público, lo cual resultaría ser una táctica muy eficaz.
g. Utiliza el contraste de colores.
Resulta muy eficaz para transmitir emociones el usar un contraste marcado entre el color del texto y el de los gráficos y el fondo.
h. Incluye imágenes y gráficos novedosos.
Dale mayor atractivo visual a tus exposiciones incluyendo gráficos e imágenes exportadas. No te limites a utilizar simplemente los recursos que ofrece la herramienta de Power Point. Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime. Resulta muy atractivo incluir breves secuencias de video que además de transmitir un mensaje de manera eficaz, amenizan y relajan el ambiente.
i. Distribuye notas e informes al final, no durante la presentación.
A menos que sea imprescindible, no distribuyas documentos en el transcurso de una presentación. Esto hará que desvíen su atención a la lectura de los mismos. Espera a que termine la exposición para distribuirlos.
j. No tengas reparos en realizar modificaciones antes de exponer.
No pierdas nunca la perspectiva de la audiencia. Después de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagínate que eres una de las personas que escuchan tus comentarios mientras las repasas. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corrígelo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consigas mejorar la presentación.
k. Ten a mano tu presentación.
Muchas veces te la pedirán por adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentación sin el apoyo de las transparencias. Lleva una copia en PDF. Si toda falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit
l. Mejor en tu portátil:
Si puedes, es preferible hacer la presentación en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen, de gráficos descuadrados. Si tienes que hacerlo con otro ordenador es conveniente que te cerciores con antelación, acudiendo un poco antes al lugar de la presentación, comprobando que todo funcionará correctamente.